Préparer ses vacances quand on est ostéopathe

Pierre profil coloré
Pierre Halut D.O.
Ostéopathe D.O.

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Vous êtes ostéopathe et vous prévoyez de partir en congé ? Il est bien naturel de se reposer après des mois de travail ! Néanmoins, en tant que professionnel de santé, il est indispensable d’anticiper votre absence en amont afin d’assurer la continuité des soins de votre patientèle. Pour organiser sereinement votre départ, OXTEO vous précise les points à prévoir pour préparer ses vacances quand on est ostéopathe.

Quelles sont les difficultés potentielles à prendre des congés en tant que professionnel de l’ostéopathie ?

Toute vacance se prévoit plusieurs mois à l’avance pour assurer correctement vos charges financières ainsi que la continuité de votre service de soins. 

Épargner suffisamment pour la durée du congé

En tant qu’ostéopathe libéral, vous ne recevez pas d’argent lors de vos vacances, à l’inverse d’un praticien salarié. Quelle que soit leur durée, il est alors nécessaire d’anticiper tous les frais à débourser durant cette période. 

Cela comprend bien évidemment le budget nécessaire pour subvenir à vos besoins durant vos semaines de pause, mais également tous les frais de fonctionnement de votre activité : assurances et cotisations, taxes professionnelles, frais mensuels divers, impôts, emprunts bancaires, loyer(s) de votre cabinet le cas échéant, etc.

Pour anticiper et optimiser facilement toutes ces dépenses, il existe des outils de gestion, tels qu’Oxteo. Ils vous aident (notamment) à planifier vos finances et à suivre toutes vos données comptables. 

Trouver un remplaçant

Il est important de rediriger vos patients vers un professionnel de l’ostéopathie durant votre absence, afin d’assurer la continuité de leurs soins. 

Vous pouvez, tout d’abord, les rapprocher d’un confrère situé en dehors de votre cabinet. Néanmoins, vous prenez le risque qu’ils préfèrent ensuite poursuivre leur suivi avec ce praticien. 

Si vous partagez un cabinet avec d’autres collègues de votre profession, vous pouvez mettre en place avec eux une organisation, pour qu’ils prennent en charge vos patients durant des créneaux dédiés. 

Il est possible, enfin, de faire appel à un ostéopathe remplaçant, qui exercera en votre nom. Cette alternative est la plus favorable, car elle vous permet d’employer un professionnel qualifié qui se consacre entièrement à votre patientèle. 

Si vous désirez faire appel à un suppléant, il vaut mieux anticiper son embauche le plus tôt possible (jusqu’à 1 an à l’avance pour les vacances d’été !). En effet, ces praticiens sont très recherchés.

Une fois la bonne personne trouvée, il faut établir avec elle un contrat de remplacement. Le praticien percevra alors les honoraires en votre nom. Vous lui rétrocéderez ensuite son salaire selon le montant établi contractuellement.

Comment préparer ses vacances quand on est ostéopathe ?

Prévenir sa patientèle

Il est obligatoire d’informer vos clients de vos congés. Pour cela, vous devez leur préciser les dates de votre absence, ainsi que le nom et le contact de la personne amabilitée à vous remplacer en cas de besoin. Ce lien est d’autant plus primordial lorsque vos patients nécessitent un encadrement particulier.  

Pour assurer une bonne transmission, plusieurs outils sont à votre disposition. Il vous est possible : 

  • d’afficher dans la salle d’attente et sur la porte d’entrée de votre cabinet un message d’information ;
  • d’indiquer votre absence à votre patientèle lors de chaque consultation dans les semaines qui précèdent celle-ci ;
  • de diffuser un message à ce sujet sur la boîte vocale de votre répondeur ;
  • de créer un encart particulier sur votre service de prise de rendez-vous en ligne (le cas échéant). 

Effectuer la liaison avec le collègue ostéopathe

Il est important d’effectuer une transmission complète d’informations auprès de la personne qui va vous suppléer durant votre congé, afin d’assurer une continuité optimale des soins. Ces données concernent à la fois votre patientèle (et particulièrement les situations délicates), mais également vos protocoles et le système de fonctionnement de votre cabinet lorsque vous employez directement un remplaçant.  

Pour faciliter cette diffusion et n’oublier aucun détail, un logiciel adapté peut vous être d’un grand secours. En effet, sur celui-ci sont rassemblés :

  • les données relatives à votre patientèle ;
  • l’ensemble des documents administratifs de votre société ;
  • les rendez-vous patients ;
  • les modèles de facturation.

Le logiciel Oxteo est particulièrement adapté à cette tâche, car il a été spécifiquement conçu pour les ostéopathes. C’est également un logiciel simple d’utilisation et intuitif. 

Grâce à cet outil, votre suppléant aura accès à toutes les informations dont il a besoin pour effectuer le suivi de votre patientèle et la gestion de votre activité. Néanmoins, laissez-lui tout de même un moyen de vous joindre (mail ou numéro de téléphone) en cas de difficulté particulière.  

De plus, à votre retour, faites un point avec votre lui sur son expérience et sur toutes les problématiques rencontrées. Vous pourrez retrouver ensuite ces informations dans les dossiers patients.

Déléguer ses prises de rendez-vous pendant la durée du congé

Pour répondre aux urgences et aux suivis particuliers, votre patientèle doit pouvoir continuer de prendre des rendez-vous. 

Si c’est un confrère (exerçant en dehors ou au sein du même cabinet) se charge d’assurer le suivi médical, c’est lui qui gèrera cette planification. 

Si vous avez un remplaçant, plusieurs options s’offrent à vous :

  • vous le laissez réceptionner tous les appels, au risque qu’il consacre beaucoup de temps à cette tâche ;
  • vous pouvez confier la réception de vos appels auprès d’un télésecrétariat professionnel. Ce service, très pratique, possède néanmoins un coût de facturation important ;
  • vous pouvez investir dans un logiciel adapté, comme OXTEO, comprenant un service simplifié de prise de rendez-vous en ligne. Cette solution, bien moins coûteuse que la précédente, est également très pratique, car elle se charge de centraliser les rendez-vous sur un agenda numérique. Le patient reçoit également une notification (par mail et/ou SMS), afin de ne pas rater son entrevue. 

Avant de prendre du repos mérité, il est primordial de préparer ses vacances quand on est ostéopathe. Il est, en effet, nécessaire d’assurer les frais liés à cette absence, mais également (et surtout !) la continuité des soins de votre patientèle. Vous devez informer votre suppléant de toutes les informations nécessaires pour qu’il assure leur bonne prise en charge. 

Si vous faites appel à un remplaçant, un logiciel adapté à vos problématiques, comme OXTEO, est un outil efficace pour garantir le suivi médical de vos clients. Votre collègue aura accès aux dossiers patients, qu’il pourra ensuite compléter lors de ses consultations. 

Cet article a été rédigé par Océane Testa – Rédactrice Web SEO. Retrouvez Océane sur LinkedIn.

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Pierre Halut D.O.

Je suis ostéopathe et lorsqu’en 2010 je me suis mis à la recherche d’un logiciel de gestion réellement adapté à mes besoins je n’ai rien trouvé.

J’ai donc décidé de le faire construire de A à Z. C’est comme ça qu’en 2012 le logiciel Oxteo est né.

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