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Le métier d’ostéopathe nécessite une organisation à toute épreuve. En plus de traiter vos patients, vous devez gérer votre planning, votre facturation, votre comptabilité et toutes les tâches administratives liées à votre profession. Vous avez certainement déjà pensé à déléguer toute cette paperasse à une secrétaire, mais est-ce vraiment la meilleure solution pour vos besoins ? OXTEO fait le point sur les solutions qui s’offrent à vous pour assurer le secrétariat dans votre cabinet d’ostéopathe.
La journée type d’un ostéopathe sans solution de secrétariat
Avant de vous présenter les solutions pour gérer la paperasse administrative, voyons les différents besoins de l’ostéopathe selon sa journée type.
En matinée : la gestion des mails et de l’agenda
Le matin, vous arrivez dans votre cabinet, vous ouvrez les volets et vous vous installez derrière votre ordinateur. C’est le moment de checker vos mails pour vérifier que vous n’avez pas de demandes de rendez-vous ou des annulations de dernière minute. Vous notez les modifications sur votre agenda papier (aïe, ce n’est pas très clair tout ça, avec toutes ces ratures).
Les consultations : les appels téléphoniques et le traitement des dossiers patients
Votre journée commence réellement avec les premières consultations. La première patiente arrive pour un torticolis. Vous commencez les manipulations, et votre téléphone sonne. Vous ne pouvez pas répondre. Est-ce un patient qui doit annuler un rendez-vous ? Ou une demande d’un nouveau patient ? Vous ne le saurez pas, car vous ne pouvez pas interrompre la consultation. Si c’est un nouveau patient qui vous a trouvé sur Google My Business, il appellera certainement le prochain ostéopathe de la liste.
Après le rendez-vous, vous devez gérer le dossier du patient, c’est-à-dire réécrire son historique médical et les traitements apportés. Mais vite avant la prochaine consultation ! Aujourd’hui, les patients s’enchaînent et le temps file.
Deux patients sont venus au cabinet, sans rendez-vous, car ils n’arrivaient pas à vous joindre par téléphone pour réserver une séance. Vous ne pouvez malheureusement pas les recevoir aujourd’hui, mais vous prenez le temps de fixer un rendez-vous le lendemain. Et vous prenez un peu de retard par la même occasion…
Les consultations et les petits imprévus du quotidien s’enchaînent jusqu’à la fin de la journée.
En fin de journée : la compta et autre paperasse administrative
Vous seriez bien rentré directement chez vous, mais vous devez d’abord mettre en ordre toute la paperasse du jour. Vous auriez préféré passer du temps avec vos enfants ou faire du sport…
Il est grand temps de trouver une solution pour gérer votre administratif ! Trois options s’offrent à vous : recruter une secrétaire à temps plein, faire appel aux services d’un télésecrétariat médical ou adopter un logiciel patient. Voyons quelle solution est la plus adaptée à vos besoins…
Recruter une secrétaire administrative dans votre cabinet
Les ostéopathes en cabinet privé qui recrutent une secrétaire sont relativement rares. En effet, embaucher une personne à temps plein ne s’avère pas assez rentable pour la plupart des indépendants.
Cependant, pour ceux qui ont la trésorerie et la charge de travail nécessaires pour embaucher une secrétaire, celle-ci peut être très utile. Elle peut notamment s’occuper de :
- l’accueil des patients ;
- la prise de rendez-vous ;
- la gestion des dossiers médicaux ;
- la gestion des stocks pour le petit matériel d’ostéopathie.
Budget : le salaire d’une secrétaire est environ de 1 400 euros par mois (sachant qu’il faut compter le double pour les charges patronales). Ce budget assez conséquent est généralement plus adapté aux polycliniques et aux centres médicaux.
Faire appel aux services d’un télésecrétariat médical
Vous passez plusieurs heures dans votre bureau chaque semaine à gérer la paperasse administrative, mais la charge de travail n’est pas suffisante pour embaucher une secrétaire ? Certains ostéopathes font alors appel aux services d’un télésecrétariat médical.
Si vous exercez seul et que les consultations s’enchaînent, vous n’avez certainement pas le temps de répondre au téléphone et de gérer vos dossiers. Un secrétaire à distance peut alors s’en charger à votre place. Vous évitez ainsi d’accumuler du retard et vos tâches administratives sont gérées par un professionnel.
Vous pouvez également faire appel à une secrétaire indépendante de manière temporaire pour rattraper du retard ou pour combler l’absence de votre secrétaire en arrêt ou en vacances.
Budget : une secrétaire à distance coûte entre 25 et 60 € de l’heure HTVA. Vous pouvez donc compter environ 250 à 600 euros pour 10 heures/mois. Un budget qui peut rester un frein pour bon nombre d’ostéopathes.
Heureusement, il existe une solution plus abordable et tout aussi pratique pour vous faire gagner du temps !
Opter pour un logiciel patients pour les ostéopathes
On n’y pense pas assez souvent… mais un logiciel patient pourrait bien être la solution qu’il vous faut pour effectuer vos tâches administratives et vous libérer l’esprit.
Mais qu’est-ce donc qu’un logiciel patient ?
Il s’agit d’un logiciel conçu pour aider les praticiens dans leur organisation. Il permettra de structurer et d’alléger votre travail administratif, afin de vous permettre de consacrer plus de temps à votre patientèle.
Attention : pour être réellement performant et vous faire gagner du temps, un logiciel patient doit répondre aux besoins spécifiques de votre profession. C’est dans cette optique que le logiciel OXTEO a été créé par Pierre Halut, lui-même ostéopathe. Il voulait mettre en place une solution facile à efficace pour son métier. Il a alors regroupé une communauté d’ostéopathe et a fait développer le logiciel par un ancien patient qui était informaticien.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel OXTEO ?
OXTEO vous permettra de gérer tout l’aspect administratif de votre profession de la manière la plus simple et performante. Ainsi, même si vous n’êtes pas très doué avec les technologies, vous serez quand même capable de l’utiliser.
Ce logiciel patient vous permettra de :
- prendre des rendez-vous en ligne sur un agenda ;
- encoder rapidement des patients ;
- programmer des rappels automatiques pour des RDV par sms/mails ;
- gérer ses dossiers (rapports, factures, protocoles, etc.) ;
- sauvegarder vos données ;
- concevoir des schémas ;
- créer et imprimer des courriers personnalisés ;
- créer des tableaux et statistiques de vos données (patients, compta) dans un tableur Excel ;
- simplifier votre comptabilité grâce à un module de facturation intelligent ;
- gérer des consultations pédiatriques sur un écran spécifique ;
- transférer des données :
- installer une base de données sur un ordinateur, un serveur ou un Cloud.
Pour en savoir plus : à quoi sert un logiciel de gestion patient pour ostéopathe ?
Budget : le logiciel patient OXTEO coûte entre 15 et 69 € par mois selon le type d’abonnement. Une option abordable pour tous les ostéopathes, qu’ils soient débutants ou expérimentés. Vous voulez tester le logiciel gratuitement et sans engagement ? C’est possible en cliquant juste ici !
Cet article a été rédigé par Océane Testa – Rédactrice Web SEO. Retrouvez Océane sur LinkedIn.
Quelles qualités requises pour être S.M. spécialisée en cabinet ostéopathique ?
Quels logiciels patients spécifiques?
A part OXTEO…
Merci pour votre réponse.
Bien à Vous.
C.m