S’organiser quand on est ostéopathe | 6 conseils pratiques

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Pierre Halut D.O.
Ostéopathe D.O.

Sommaire

Le métier d’ostéopathe demande une organisation à toute épreuve ! Vous devez vous occuper de vos patients, mais également du développement de votre activité et de toutes les formalités administratives. Vous en avez plein le dos de vous sentir surmené ? Vous ressentez le besoin de trouver un système d’organisation plus efficace ? Ne bougez pas ! OXTEO vous partage ses meilleurs conseils pour bien s’organiser quand on est ostéopathe.

1. Utiliser un logiciel patient pour simplifier la gestion administrative de son cabinet

La première étape pour simplifier votre organisation est d’adopter un logiciel patient. Si vous avez l’impression de perdre trop de temps avec les prises de rendez-vous, le suivi des patients ou encore la comptabilité, cette solution est toute indiquée ! 

Cet outil en ligne vous aide à effectuer vos tâches administratives. Vous pourrez notamment concevoir des dossiers patients (et les gérer de manière optimisée), générer automatiquement vos factures, permettre à votre patientèle de prendre rendez-vous en ligne, etc. 

Vous n’êtes pas un pro de l’informatique et vous avez peur de ne pas savoir utiliser ce type de logiciel ? Rassurez-vous ! Il existe aujourd’hui des outils intuitifs et faciles à prendre en main. C’est le cas d’OXTEO, un logiciel développé par un ostéopathe (Pierre Halut) pour répondre aux véritables besoins du métier. Avec OXTEO, pas de fonctionnalités superflues ! Elles vous seront toutes utiles pour mener efficacement vos différentes tâches.

Vous hésitez à sauter le pas ? Testez gratuitement une démo complète du logiciel avec l’aide de Pierre ! 

Je souhaite tester OXTEO.

2. Avoir un site internet pour tenir ses patients informés

Un site internet complet peut également vous faire gagner du temps au quotidien. Tout d’abord, vous pourrez y indiquer toutes les informations utiles pour vos patients : 

  • l’adresse du cabinet ;
  • votre numéro de téléphone ; 
  • votre adresse mail ;
  • un agenda en ligne pour que vos patients puissent directement prendre rendez-vous ; 
  • vos horaires d’ouverture, ainsi que vos jours de congé. 

Le simple fait de mentionner ces infos sur votre site internet réduira considérablement le nombre de coups de fil que vous recevrez chaque jour. Vos patients n’auront plus besoin de vous appeler pour connaître vos horaires d’ouverture ou pour réserver un rendez-vous. Ils pourront faire tout cela en ligne en toute simplicité ! 

Un site web peut également vous permettre de développer la patientèle de votre cabinet. Grâce à un site optimisé pour le SEO, de nouveaux patients pourront vous trouver directement sur Google ! 

Vous souhaitez en savoir plus à ce propos ? Découvrez notre article : Comment créer son site internet d’ostéopathe ?

3. Organiser son agenda à l’avance

Pour organiser votre emploi du temps, commencez par bloquer des créneaux pour vos consultations. Si vous utilisez l’agenda en ligne d’OXTEO, vos patients pourront directement prendre rendez-vous aux heures disponibles. De votre côté, cela vous permettra de gagner de la visibilité sur vos consultations. Vous saurez exactement combien de rendez-vous vous avez chaque jour. En plus, comme les patients reçoivent un rappel SMS du logiciel, le taux d’absentéisme s’en trouvera largement réduit ! 

Prévoyez également une matinée ou une après-midi dans votre planning pour vous occuper des formalités administratives. En prévoyant un moment dédié à ces tâches, vous évitez de les reporter à plus tard et de les faire en dehors de vos heures de travail.

4. Gérer les appels téléphoniques

Il n’est pas toujours évident de répondre au téléphone quand on est ostéopathe. Vos patients peuvent vous appeler à tout moment, alors que vous êtes en pleine consultation. Ces appels intempestifs peuvent s’avérer dérangeants, surtout si vous êtes en pleine manipulation pour débloquer le dos de votre patient. Votre pratique demande du calme et de la concentration !

Alors, comment faire pour éviter d’être dérangé pendant votre consultation, sans pour autant laisser filer un potentiel patient ? Bien évidemment, vous pouvez commencer par mettre en place les conseils évoqués dans les points précédents, c’est-à-dire indiquer les informations de base sur votre site web et mettre à disposition de vos patients en agenda en ligne.

Si les appels restent malgré tout trop nombreux, vous pouvez alors recourir aux services d’une télésecrétaire, qui se chargera de répondre au téléphone pendant que vous prenez soin de vos patients en consultation. 

Découvrez notre article : Quelle solution de secrétariat pour les ostéopathes ?

5. Gérer sa comptabilité de manière efficace

Vous devez également penser à la gestion de votre comptabilité. Même si vous faites appel à un comptable, vous devrez tout de même vous occuper de la facturation. Si vous êtes équipé d’un logiciel adapté, vous pourrez éditer une facture personnalisée en bonne et due forme en un rien de temps après chaque consultation. 

Pour en savoir plus : Comment faire ses factures en ostéopathie en France ?

Vous y découvrirez notamment : 

  • Quel logiciel de facturation choisir ? 
  • Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture ?
  • Comment numéroter ses factures ?
  • Comment appliquer la TVA ?

6. Préparer ses vacances d’ostéopathe indépendant

En tant que professionnel de la santé, il est essentiel de prévoir des vacances afin de vous reposer. Mais vous devez vous organiser bien en amont pour partir l’esprit tranquille ! Cela permettra d’assurer correctement vos charges financières ainsi que la continuité de votre service de soins.Vous souhaitez déjà planifier votre prochain congé ? Consultez notre article : Comment prendre des vacances quand on est ostéopathe ?

À retenir pour s’organiser quand on est ostéopathe

  • Pour gagner du temps dans votre comptabilité et pour les tâches administratives, optez pour un logiciel pour ostéopathes. 
  • Indiquez toutes les informations importantes sur votre site internet pour limiter les appels téléphoniques.
  • Utilisez un agenda en ligne pour gagner en visibilité sur vos consultations. 
  • Pensez à préparer vos vacances à l’avance pour profiter de vos congés et vous reposer. 

 

Vous savez maintenant comment bien s’organiser quand on est ostéopathe ! Vous cherchez une solution tout-en-un et spécialement conçue pour votre activité paramédicale ? Découvrez les fonctionnalités d’OXTEO !

Cet article a été rédigé par Océane Testa – Rédactrice Web SEO. Retrouvez Océane sur LinkedIn.

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Pierre Halut D.O.

Je suis ostéopathe et lorsqu’en 2010 je me suis mis à la recherche d’un logiciel de gestion réellement adapté à mes besoins je n’ai rien trouvé.

J’ai donc décidé de le faire construire de A à Z. C’est comme ça qu’en 2012 le logiciel Oxteo est né.

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